Caso de Estudio: Jira en La Dirección dePlaneamiento del MOP
Mejorar las prácticas en la gestión pública y la eficiencia y eficacia de sus instituciones fue el objetivo al abordar esta experiencia de implementación de una aplicación informática para la Administración de Proyectos y el Control de Gestión.
Para estos efectos se adquirió e implementó con el apoyo de
INFLEXA, el sistema
JIRA. Una aplicación del tipo “Issue Tracker”, desarrollada para facilitar el trabajo en equipo y para coordinar ycontrolar procesos semi estructurados, en ambiente Web.
Jira es una aplicación basada en el estándar J2EE, que corre en cualquier servidor de aplicaciones J2EE además de trabajar con cualquier base de datos que soporte JDBC. Destaca también su componente de seguridad (todos los documentos importantes de la Dirección quedan en un servidor centralizado y protegido) y los bajos costos que significan la mantención y backup.
Jira permite un seguimiento ágil y sencillo de las actividades que conforman un proyecto, asociando a cada actividad; tareas, procesos, enlaces y vínculos entre tareas conresponsabilidades bien delimitadas. Permite además adjuntar documentos, incluye un efectivo sistema de búsqueda, notificaciones vía e-mail, e incluye un poderoso sistema de reportes.
El sistema de reportes permite establecer un panel de control como herramienta de Control de Gestión. El sistema incluye unconjunto de “portlets” (área deinformación en el panel de control) predeterminados y permite crear asociaciones de datos como tablas, porcentajes, indicadores de actividad, estadísticas generales y registrode actividades pendientes, concretadas o en proceso entre otros, deacuerdo a la estructura de permisos que se considere.
Esta estructura dio origen, para la jefatura de la Dirección, a una funcionalidad a nivel de “gerencia” para consignar los reportes de avance ymanejar un completo panel de control, los jefes de proyectos necesitaban crear actividades, poder definir su importancia y asignarlos al operador correspondiente y los funcionarios, trabajan modificando y resolviendo actividades.
Una última característica relevante es que, por su diseño y estructura, JIRA cumple con los postulados básicos de la Normativa Gubernamental para Documentación Electrónica, al incorporar XML como formato por defecto de publicación de la información almacenada. También cumple con las características asociadas a la Firma Electrónica Simple, lo que nos ha permitido integrar y trabajar a través de este sistema con los Consultores externos que están realizando estudios para esta Dirección, realizando vía Web todo el intercambio de información, las labores de Inspectoría Fiscal y la documentación asociada al contrato.
La implementación de este sistema ha transformado el trabajoen la Dirección. Se ha reducido la necesidad de reuniones, ha mejorado la coordinación de los equipos, han disminuido los tiempos de respuesta, se ha reducido la congestión de la red, los funcionarios pueden administrar mejor su tiempo y se está avanzando hacia una administración sustentada en construir y compartir las bases de nuestro conocimiento. En la actualidad, el sistema controla 45 proyectos con un promedio de 12 tareas, cuenta con 353 usuarios y contempla un completo panel decontrol de gestión para las principales jefaturas, que puedeser accesado remotamente.
Entel Chile contactó a Inflexa para adquirir una licencia de Jira Enterprise.
La unidad de informática de